トラブルを防げ、海外とのコレポンで気をつけたい3つのこと

2020/11/16

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フリーランス通訳者。バンクーバー留学後、現地貿易会社にてインターン。貿易職を5年、世界30カ国以上の取引に携わる。通信会社にて社内通訳・翻訳を2年、ビックデータ関連の海外取引に携わる。国際交流のイベンター、司会業など複数の職を持ち英会話スクールのカウンセラーを併任。2020年に独立。

はじめての海外取引、そして外国企業とのメール。やってみて初めてわかるのですが、日本企業同士でやりとりするものとは異なり、小さなことがトラブルにつながることが多々あります。というわけで、これから英語を使って仕事をしていく人へ、「取引をスムーズに進め、トラブルを防止するために」頭に置いておきたい３つのことをご紹介します。

①英語圏以外は、出来るだけかんたんな英語をつかう

英語のお仕事

海外取引とはいえど、相手が英語圏のアメリカとは限らず、むしろ最近の傾向だとアジア圏などが多かったりもします。そういったネイティブでない人同士のやりとりで大切なのは、「相手がわかるように伝えること」です。

たとえば日本人同士であっても、4歳の子供に「咀嚼、認識の齟齬」といった大人が使うむずかしい言葉を使ってもわからないですよね。「相手がわかるように」伝えてあげることがとても大切なのです。

Eメール例

「入手したら教えてください」という文書ですと、こんなイメージです。

Could you let me know once it’s available? (少しむずかしめ)

Can you contact me when you get it ? (かんたん)

Let me knowや、once it’s availableは知っていないとわからない表現ですが、後者の文章だと「contact (コンタクトする)」、「me (わたしに)」(when you get it (それを得たそのときに)」と単語でなんとなく文章が予測できるのですね。ネイティブでない国や企業とやりとりするときは、「相手に伝わる言葉をつかう」ことを意識すると、やりとりがスムーズになります。

② 文法を気にするより、本質を見極めて全体像を把握しよう

英語のお仕事

そもそもコレポンの目的は正しい文章をかくことではなく、意図が正確に伝わることです。始めたばかりの頃にやりがちなのですが、ついつい「文法」を気にしすぎて、全体のニュアンスを見失ってしまっては本末転倒。

もちろん文法も大切なのですが、それ以上に大切なのは、「意図したことが、伝わっているか」です。英語圏は稚拙な文法を敬遠するひともいますが、極端な話、出川イングリッシュと同様「文法がいくら正しくても意図が伝わらない」より「ちょっと変でも本質をついている」方が重要なのです。具体的な方法としては「5W1H」を意識して文をつくることがお勧めです。

Who（だれが）
When（いつ）
Where（どこで）
What（なにを）
Why（なぜ）
How（どのように）

これらを使うと伝えたい情報の主旨が明確になり、かつ過不足なく伝えることができます。

③ 1回のメールに、出来るだけの情報を盛り込む

英語のお仕事

国内と海外取引のいちばんの違いは、「時差がある」ことです。極端な例をだしますと、たとえばアメリカやブラジル (とくに東側)は、勤務時間がかぶることはなく、物理的にレスポンス回数が限られてしまうのです。 (緊急の場合はTV会議、めちゃくちゃ早起きして朝イチで出るか、眠るのを我慢し夜23時にパソコンをあけるか、のどちらか)

なので、出来るだけ少ないやりとりで、かつ取引がスムーズにすすむように、”メールのリレーが少なくてすむよう、文章を工夫すること“が大切になってきます。具体的にどうするかというと、

確認事項は箇条書きにする
→ 必要ならなぜその確認が必要か、をあらかじめ書いておく
今後のステップを書いて、次のアクションが何かお互いわかるようにしておく
→ 「NDA締結→ PO発行 →INVOICE発行 →船積みの順で進めていきます etc.. 」

ポイントは、先読みしながら事前に進めていくこと。第三者からみて「このメールで何を伝えたいのか、相手にどんなアクションを取ってほしいかがわかる」文章が理想的です。

まとめ

英語のお仕事

というわけで以下、海外とのやりとりにおいて頭に置きたいこと３つ

① 英語圏以外は、できるだけかんたんな英語をつかう
→ ネイティブではないので、伝わることがいちばん大切
② 文法を気にするより、本質を見極めて全体像を把握しよう
→ 目的は正しい文章をかくことではなく、意図が正確に伝わること
③できるだけ1回のメールに、出来るだけの情報を盛り込む
→ 時差があるので、出来るだけ少ないやりとりですむように

でした。

海外の場合細かい見落としが大きなトラブルになります。

自身書類を流し読みしたために長尺貨物(7m)の取り扱い可否の確認を怠り、日本からは普通に輸出できたのに、シンガポール港についた「こんなの保管できる場所ないんだけど」と電話がかかってきて、「追加料金払うから、どうか倉庫の一部貸してくれないかな」と半泣きでお願いしたことがあります。(顧客に請求することもできず、高い費用を負担する羽目になった…..)

海外取引はコツが掴めるまでは大変かとおもいますが、トラブルや異なりを乗り越えたとき、「乗り越えた壁がやがて砦となり、いざという時の自分を守ってくれたりするもの」です。ぜひトライ＆エラーで、そしてこの記事がいつか誰かのためになれば幸いです。